Adatvédelmi szabályzat

1. Ki az adatkezelő?

2. Mire terjed ki ez a tájékoztató?

Ez a tájékoztató az ADHOC SUPPORT weboldalán, fiókfelületén és tagi folyamataiban kezelt adatokra vonatkozik, különösen az alábbi helyzetekben:

• regisztráció, fiók létrehozása és bejelentkezés;
• fiók- és tagsági dashboard használata;
• közösségi tagság, fizetés, számlázás és első éves számla kezelése;
• fizetési és számlázási e-mailek, köztük számla- és fizetési adatokkal kitöltött automatikus értesítések;
• ApproveMe vagy más e-aláírásos onboarding megállapodás kezelése;
• termékkel kapcsolatos panasz benyújtása;
• szolgáltatóval vagy szolgáltatással kapcsolatos panasz benyújtása;
• ScamHunter.hu elemzési eredményéhez kapcsolódó ADHOC SUPPORT segítségkérési folyamat;
• feltöltött vagy csatolt bizonyítékok, dokumentumok, képernyőképek és ügyanyagok kezelése;
• ScamHunter.hu hozzáférés biztosítása, visszavonása és újraaktiválása;
• általános kapcsolatfelvétel, jogi/adatvédelmi megkeresés és támogatási ügyintézés.

3. Milyen adatokat kezelhetünk?

4. Miért kezeljük az adatokat?

• Regisztráció és fiókkezelés: hogy létrehozzuk és kezeljük az ADHOC SUPPORT fiókot, a bejelentkezést és a tagi jogosultságokat.
• Tagság és szolgáltatásnyújtás: hogy biztosítsuk a közösségi tagsághoz kapcsolódó funkciókat, ügykezelést, támogatást és kommunikációt.
• Fizetés és számlázás: hogy kezeljük a tagsági díjat, számlát, PDF számlát, fizetési értesítéseket és a jogszabályi könyvelési/számlázási kötelezettségeket.
• Onboarding e-aláírás: hogy a tagsághoz kapcsolódó egy kötelező onboarding megállapodást elektronikusan kezelni tudjuk.
• Panaszkezelés: hogy termék- vagy szolgáltatáspanasz esetén az ügyet beazonosítsuk, rendszerezzük, értékeljük, és a szükséges következő lépéseket előkészítsük.
• Bizonyítékkezelés: hogy a feltöltött dokumentumokat, képeket, képernyőképeket és egyéb ügyanyagokat az adott ügyhöz kapcsolva, hozzáférés-korlátozással kezeljük.
• ScamHunter.hu hozzáférés: hogy a megelőzési és elemzési felülethez való ellenőrzött hozzáférést biztosítsuk, visszavonjuk vagy újraaktiváljuk.
• Biztonság és visszaélés-megelőzés: hogy védjük a fiókokat, a szolgáltatást, a tagokat és az ügyanyagokat.
• Jogi kötelezettségek: hogy eleget tegyünk adatvédelmi, számviteli, adózási, fogyasztóvédelmi, jogi és hatósági kötelezettségeknek.

5. Milyen jogalapokra támaszkodhatunk?

Az adatkezelés konkrét jogalapja az adott folyamattól függ. Tipikusan az alábbi jogalapok jöhetnek szóba:

• szerződés teljesítése vagy szerződéskötést megelőző lépések a fiók, tagság, fizetés, e-aláírásos onboarding és panaszkezelési szolgáltatások esetén;
• jogi kötelezettség számlázási, számviteli, adózási, adatvédelmi, hatósági vagy jogi megőrzési kötelezettségek esetén;
• jogos érdek biztonság, visszaélés-megelőzés, szolgáltatásvédelem, ügyadminisztráció, bizonyítékalapú panaszkezelés és jogi igények kezelése esetén;
• hozzájárulás olyan sütik, külső médiatartalmak, opcionális kommunikációk vagy külön megjelölt adatkezelések esetén, ahol hozzájárulást kérünk.

6. Feltöltött bizonyítékok és érzékeny információk

A panaszkezelés során csak olyan bizonyítékot és személyes adatot adj meg, amely az ügy megértéséhez és kezeléséhez szükséges. Ne küldj jelszót, teljes bankkártyaszámot, felesleges egészségügyi vagy különleges adatot, illetve olyan harmadik személy adatait, amelyek nem szükségesek az ügyhöz.

A feltöltött vagy csatolt bizonyítékokat az ADHOC SUPPORT az adott ügyhöz kapcsolva kezeli. Az ügyanyaghoz csak azok férhetnek hozzá, akiknek a panasz kezelése, támogatása, jogi/szabályozási megfelelősége vagy technikai működtetése miatt erre szükségük van.

Ha egy ügy továbbítása vállalkozásnak, szolgáltatónak, hatóságnak, szakmai tanácsadónak vagy más jogos címzettnek indokolt, az ADHOC SUPPORT törekszik arra, hogy csak az adott célhoz szükséges adatokat továbbítsa.

7. ADHOC SUPPORT és ScamHunter.hu adatvédelmi szereposztás

ScamHunter.hu hozzáférés biztosításához, visszavonásához vagy újraaktiválásához az ADHOC SUPPORT a szükséges minimális fiók- és hozzáférési adatokat kezeli. Ez nem jelenti azt, hogy a ScamHunter.hu megkapja az ADHOC SUPPORT panaszanyagokat, fizetési adatokat, e-aláírási iratokat vagy feltöltött bizonyítékokat.

8. Kivel oszthatjuk meg az adatokat?

Az adatokat csak akkor osztjuk meg, ha az szükséges, jogszerű és az adott célhoz arányos. Lehetséges címzettek:

• tárhely-, weboldal-, űrlap-, e-mail-, biztonsági és technikai szolgáltatók;
• fizetési és számlázási szolgáltatók;
• e-aláírási és dokumentumkezelési szolgáltatók;
• ADHOC SUPPORT működési és technikai támogatásában részt vevő jogosult kapcsolattartók;
• panaszban érintett vállalkozások vagy szolgáltatók, ha az ügykezeléshez szükséges;
• hatóságok, bíróságok, szabályozók vagy jogi/szakmai tanácsadók, ha jogi kötelezettség, jogos érdek vagy ügykezelési szükség indokolja;
• ScamHunter.hu hozzáférés kezeléséhez szükséges korlátozott technikai/adatkapcsolatok.

9. Mennyi ideig őrizzük meg az adatokat?

Az adatokat addig őrizzük, amíg az adott célhoz szükséges, illetve ameddig jogszabály, szerződéses kötelezettség, számviteli vagy adózási szabály, panaszkezelési szükség, biztonsági érdek vagy jogi igény kezelése indokolja.

• Fiók- és tagsági adatokat a tagság és az abból eredő ügyintézési kötelezettségek ideje alatt kezelünk.
• Számlázási és fizetési adatok megőrzésére jogszabályi megőrzési idők vonatkozhatnak.
• Panasz- és bizonyítékanyagokat az ügy kezelése, ellenőrizhetősége, esetleges jogi igények és jogos megőrzési célok szerint őrzünk.
• Hozzájáruláson alapuló sütik és külső szolgáltatások adatai a Real Cookie Banner és az adott szolgáltatás beállításai szerint kezelhetők.

10. Hogyan védjük az adatokat?

Az ADHOC SUPPORT technikai és szervezési intézkedésekkel védi az adatokat, például hozzáférés-korlátozással, szerepkör-alapú hozzáféréssel, biztonsági beállításokkal, fiókvédelemmel és a szükségtelen adatbekérés kerülésével.

Egyetlen online rendszer sem kockázatmentes. Ezért kérjük, hogy a nyilvános vagy általános kapcsolatfelvételi felületeken ne küldj jelszót, teljes bankkártyaadatot, felesleges személyes adatot vagy indokolatlanul érzékeny bizonyítékot.

11. Milyen jogaid vannak?

Az alkalmazandó adatvédelmi szabályok szerint kérheted többek között:

• tájékoztatást és hozzáférést a rólad kezelt adatokhoz;
• pontatlan adatok helyesbítését;
• adatok törlését, ha annak jogszabályi feltételei fennállnak;
• adatkezelés korlátozását;
• tiltakozást jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
• hozzájárulás visszavonását a jövőre nézve;
• adathordozhatóságot, ha annak feltételei fennállnak.

Adatvédelmi megkeresést a dataprotection@adhocsupport.org címen küldhetsz. Általános kérdéshez használd a Kapcsolat oldalt vagy az adhocsupport@adhocsupport.org címet.

12. Panasz adatvédelmi ügyben

Ha úgy gondolod, hogy az adatkezelés nem megfelelő, először érdemes az ADHOC SUPPORT adatvédelmi kapcsolattartójához fordulni. Emellett jogod lehet illetékes adatvédelmi hatósághoz fordulni, például Magyarországon a NAIH-hoz, vagy az Egyesült Királyságban az illetékes adatvédelmi hatósághoz.

A hatósági eljárások feltételeit, hatáskörét és aktuális benyújtási módját mindig az adott hatóság hivatalos oldalán ellenőrizd.